Om små to uger bliver de eksisterende digitale arbejdsgange på Herlev og Gentofte Hospital rullet tilbage for at blive erstattet af et helt nyt it-system, Sundhedsplatformen, natten mellem 20. og 21. maj

Visionen med Sundhedsplatformen er, at den skal samle og strukturere alle data om den enkelte patient i én fælles elektronisk journal, der kan læses og opdateres på tværs af afdelinger og hospitaler i Region Hovedstaden og Region Sjælland.

Det er videre hensigten, at det nye system skal opfordre læger og sygeplejersker til at dokumentere tidstro data sammen med patienterne. 

Herlev og Gentofte Hospital er de to første østdanske hospitaler, der får trukket det nye digitale registreringssystem ned over deres arbejdsgange. Og til november i år følger Rigshospitalet og Glostrup Hospital så trop.

Implementeringen af Sundhedsplatformen vil erstatte op mod 30 forskellige it-systemer i de to regioner og på mange måder ændre de digitale arbejdsgange og rutiner for de ca. 44.000 ansatte, der løbende frem mod udgangen af 2017 overgår til systemet. 

Koncerndirektør i Region Hovedstaden, Svend Hartling, har sammen med koncerndirektør i Region Sjælland, Lars Onsberg Henriksen, ansvaret for den strategiske ledelse af Sundhedsplatformen.

Svend Hartling kalder uden tøven Sundhedsplatformen for den største it-omlægning i det danske sundhedsvæsen til dato. 

»Det her er stort. Det er kæmpe, kæmpe stort. Også i de amerikanske leverandørers perspektiv er vi blandt de største implementeringer på verdensplan, og vi er uden tvivl den største ikke-engelsksprogede implementering til dato,« lyder det fra koncerndirektøren.

Fra fragmenter til helhed
Sundhedsplatformen afløser Region Hovedstadens kliniske og administrative it-løsning H-EPJ-systemet og Region Sjællands Opus-system.

Den bliver leveret af den amerikanske softwarevirksomhed Epic, der tidligere har leveret sundhedsteknologi til bl.a. Cambridge University Hospital i England samt Kaiser Permanente og Johns Hopkins Hospital i USA.

Sundhedsplatformen er, ifølge Svend Hartling, en tiltrængt fornyelse. 

»I mange år har vores it-systemer i de to regioner været bygget op af en hel masse modulære klodser, vi har forsøgt at få til at snakke sammen indbyrdes. Et sådant fragmenteret system kan fungere inden for meget specialiserede områder, f.eks. laboratorier, men når vi taler om grundelementerne i en helt almindelig elektronisk journal, så er det bestemt ikke hensigtsmæssigt. Klinikerne skal logge ud og ind af flere systemer hele tiden og har svært ved at få overblik over deres patienter,« forklarer han og fortsætter:

»I dag er det sådan, at hvis vi f.eks. opdaterer et medicinmodul, så risikerer vi, at snitfladen over til FMK (fælles medicinkort, red.) ikke fungerer længere. Og så skal hele opdateringen tilbagerulles. Det er tungt og kan potentielt være risikabelt for patienterne.«

Svend Hartling understreger, at Sundhedsplatformen ikke blot er til gavn for lægernes arbejde og daglige omgang med patienterne, men at den på sigt også vil indhente en økonomisk gevinst til regionerne, da udgifterne til vedligeholdelse af de nuværende it-systemer mindskes.

Milliardinvestering
De to regioner oplyser, at Region Sjælland har bevilget 700 mio. kr. til Sundhedsplatformen, mens Region Hovedstaden forventer at bruge 2,1 mia. kr. Heraf udgør Region Hovedstadens samlede projektbevilling 1,03 mia. kr., som dækker anskaffelse og support af systemet, mens de resterende ca. 1,2 mia. kr. i interne omkostninger går til bla. uddannelse og oplæring.

Ifølge den business case, der ligger til grund for implementeringen, er udgifterne tilbagebetalt i løbet af ti år.

Investeringerne forventes bl.a. at blive hentet hjem i form af færre sengedage og genindlæggelser, mere effektive behandlingsforløb samt en reduktion i antallet af dyre undersøgelser, da sundhedspersonalet fremover vil kunne udveksle prøvesvar og data på tværs af afdelinger og hospitaler.

Sidstnævnte funktion peger Svend Hartling på som en af de afgørende forskelle fra det system, personalet i dag er vant til at navigere i — og dermed også en stor omvæltning af de vante arbejdsrutiner.

Sundhedsplatformen er sat op sådan, at læger, sygeplejersker og sekretærer primært navigerer i systemet ved hjælp af klik-menuer.

Hvis en læge fra Herlev Hospital f.eks. modtager en patient, som han mistænker for at have lungebetændelse, kan han i systemet markere en række faneblade, hvor han angiver, at patienten har feber, mislyd på venstre lunge og derfor antageligt har lungebetændelse.

Herefter vil systemet udstyre ham med en ordinationsliste, hvorfra han f.eks. kan ordinere blodprøver og røntgenbilleder af patienten. Ordinationerne viderebringes automatisk til de relevante afdelinger, som på samme vis melder tilbage til systemet, når prøverne eller røntgenbillederne er klar. 

»På den måde hjælper systemet mere effektivt lægen igennem en konsultation og sparer ham for en hel masse kontaktled undervejs. I stedet for at han skal ud på gangen, finde sygeplejersken og bede hende om at tage temperatur på patienten hver anden time, kan han med et enkelt klik give hende besked herom,« siger Svend Hartling og fortsætter:

»Det fratager ikke lægen hans lægelige beslutningsret og autoritet, og det forhindrer ham ikke i at skrive fritekst eller rette i sine digitale valg undervejs, hvis han finder det nødvendigt. Men systemet er på mange måder lægens højre hånd.« 

Region Hovedstaden og Region Sjælland råder over ca. 52.000 behandlingsvejledninger. En stor andel af disse samles i Sundhedsplatformen som skemaer, tjeklister og ordinationssæt, som altså skal hjælpe sundhedspersonalet med at træffe de rette faglige beslutninger for patienternes behandling.

Samtidig advarer systemet automatisk personalet, hvis der f.eks. er tegn på problematiske medicindoseringer, patienten har allergi eller andet, de skal være særligt opmærksomme på 

Informationer glider mellem hospitalerne
Viser det sig, at lægen fra Herlev Hospital tog fejl, og patienten ikke havde lungebetændelse, men en stor, væskefyldt byld på venstre lunge, vil det på sigt blive sådan, at alle de data, der hører til patientens sygehistorie, vil være tilgængelige for personalet på den afdeling, der skal dræne bylden for væske. 

»I dag kan regionerne få adgang til data om diagnoser og operationer på sundhed.dk og i Landspatientregisteret. Med Sundhedsplatformen kan afdelinger og hospitaler med en fælles behandlingsrelation til en patient anmode om adgang til hele journalen og selv tilføje nye data. Det er en kæmpe fordel, da vi har mange patientforløb på tværs af de to regioner,« siger Svend Hartling og tilføjer, at det også bliver lettere at udveksle personale fremover.

I det udbud, der er gennemført, ligger en option, der gør det muligt for Region Midtjylland, Region Nordjylland og Region Syddanmark at tilkøbe sig Sundhedsplatformen uden at skulle i udbud.

Det skal blot ske senest fire år efter, at de sidste sjællandske sygehuse i Køge, Holbæk og Roskilde samt Region Sjællands Psykiatri implementerer systemet i midten af november næste år.

Svend Hartling tvivler imidlertid på, at det er en option, de tre regioner vil benytte sig af. 

»Jeg mener også, at den gængse snak om, at vi er et lille land, som med fordel kunne være helt strømlinet på alle mulige måder, er overdrevet. Selvom Epic-systemet bruges på over 1.100 hospitaler verden over, er Region Sjælland og Region Hovedstaden stadig en stor mundfuld,« understreger han.

Med et begrundet argument kan de resterende tre regioner om nødvendigt anmode om læsetilladelse i Epic, og det vil være muligt at udveksle udvalgte data om f.eks. medicin og patienternes sygehistorie. 

Længe undervejs
Siden 2014 har mere end 300 sundhedsfaglige, it-specialister og projektledere i Region Hovedstaden og Region Sjælland udviklet Sundhedsplatformen.

Arbejdsgange, retningslinjer og behandlingsforløb er blevet vurderet, forenklet og standardiseret med det formål at give personalet en fælles tilgang til systemet.

Arbejdet med at tilpasse Sundhedsplatformen vil fortsætte også efter, at systemet er udrullet på Herlev og Gentofte Hospital 21. maj. Af et informationsark fra Region Hovedstaden og Region Sjælland fremgår det, at erfaringer med Epic fra udlandet og fra andre store organisationsforandringer er, at de første tre til fire måneder efter implementeringen er krævende, og at det typisk varer op til et år, før systemet udnyttes fuldt ud.

Vicedirektør på Herlev og Gentofte Hospital, Anne Gram, forklarer, at planlægningsfasen har været meget intensiv. Bl.a. har afdelingsledelserne og de fremmødeansvarlige de seneste måneder skullet dække vagtplanerne ind, samtidig med at en stor del af personalet løbende har været af sted på den uddannelse, der certificerer dem til at bruge Sundhedsplatformen.

Alle uddannelsesforløb er afsluttet en uge før ‘go live’. 

»Fra direktionens side har vi i nogle tilfælde måttet indgå aftaler med personalet om at tage ekstra arbejde i perioder. På andre afdelinger har aktiviteten været reduceret. Det gælder særligt på det elektive operationsområde, hvor vi i april havde en reduktion på 25 pct. Vi har selvfølgelig forsøgt at planlægge så hensigtsmæssigt som muligt, men det er svært, når alt personale skal certificeres inden udrulningen,« siger Anne Gram.

Når Sundhedsplatformen i november næste år er udrullet på samtlige østdanske hospitaler, har regionernes 44.000 hospitalsansatte alle været igennem et uddannelsesforløb, der gør dem til enten standard- eller superbrugere af systemet. 

Færre lægesekretærer fremover
Direktør i Center for HR i Region Hovedstaden, Søren Hartz, er ansvarlig for at levere rammerne for uddannelsesforløbene forud for udrulningen af Sundhedsplatformen.

Han beskriver det som en ‘meget voldsom uddannelsesopgave’. 

»Vi har skullet klæde alt personalet på forud for ‘go live’ for at minimere tabt produktion efterfølgende. Vi har skullet sørge for at få alle igennem et uddannelsesforløb samt afvikle ferie og flytte kurser, efteruddannelse osv., så det ikke kom i karambolage med forberedelsen af Sundhedsplatformen,« forklarer han.  

Længden på og indholdet af uddannelsesforløbene varierer betydeligt afhængigt af, hvilke faglige profiler de enkelte kursister har. Personalets faglige profil og roller afgør, hvilke funktioner og moduler i Sundhedsplatformen de får træning i og efterfølgende adgang til. 

»Det er typisk lægesekretærerne, som arbejder både i ambulatorium og på f.eks. en operationsgang, som har behov for mest undervisning. De skal kende systemet fra flere indgange. En overlæge på kardiologisk afdeling behøver ikke nødvendigvis at kende til alle de funktioner, som ambulatoriet benytter sig af,« siger Søren Hartz.

De længste uddannelsesforløb varer en uge, mens de korteste forløb strækker sig over få timer og er målrettet den del af personalet, som blot har brug for at have læseadgang. Uddannelsen finder sted på et nyt center, der er oprettet til formålet, og som ligger i forbindelse med Herlev og Gentofte Hospital i Gentofte.

Undervisningen varetages af omkring 80 undervisere fra både regionernes klinikker og administrative centre, som er blevet oplært i Sundhedsplatformen på Center for HR. Nogle har yderligere deltaget på kurser i Epic i USA.

Der er aktuelt ved at blive afholdt 25.000 kurser for Herlev og Gentofte Hospital ud af i alt 130.000 kurser for hele regionens kliniske personale. 

Foruden personalet fra Herlev og Gentofte Hospital er også personale fra Rigshospitalet under uddannelse. Således kommer 400 ud af de i alt 1.000 nyuddannede superbrugere fra Rigshospitalet. De vil bl.a. agerer support i dagene efter ‘go live’. 

De nuværende systemer er mange steder indrettet sådan, at lægerne dikterer de relevante informationer om patienten til en lægesekretær, der efterfølgende indtaster de mundtlige informationer i systemet. De automatiserede klik-menuer i Sundhedsplatformen betyder, at dikteringen kan minimeres. 

»Derfor vil der være nogle sundhedsfaglige opgaver, der bortfalder med det nye system, f.eks. dikterings- og administrative opgaver. Vi forventer i den forbindelse, at mellem 400 og 500 stillinger ud af de i alt 40.000 i regionen bliver frisat,« siger Søren Hartz og fortsætter:

»Det vil primært være lægesekretærer, der frisættes, da en del af de funktioner, de har i dag, varetages automatisk i Epic. Vi forventer ikke, at det bliver nødvendigt at afskedige, da sekretærernes aldersprofil gør, at der vil være en naturlig afgang de kommende år.«

Sidste brikker er ikke lagt
Det logistiske puslespil er ikke lagt færdigt 21. maj. I døgnet omkring ‘go live’ er Herlev og Gentofte Hospital i en slags kriseberedskab, hvilket indebærer, at direktionen aktiverer beredskabsledelsen med en vicedirektør i spidsen, som er ansvarlig for at træffe hurtige beslutninger. 

»Det kunne være en beslutning om lynhurtigt at kontakte visitationen og bede dem om at køre nogle patienter uden om Herlev og Gentofte Hospital. Hvis systemet volder problemer, kan sådanne beslutninger blive nødvendige at træffe for at sikre patientkvaliteten og sikkerheden i den periode, hvor vi overgår til de nye procedurer,« forklarer vicedirektør på Herlev og Gentofte Hospital, Anne Gram.

Patienter uden om hospitaler
Fra 20. maj kl. 8.00 og indtil 21. maj kl. 11.00 har hospitalet indgået en aftale med den centrale visitation om at køre en andel af patienterne uden om Herlev og Gentofte Hospital for at skabe rum til at håndtere den organisatoriske omlægning.

Herudover er det aftalt med akuttelefonen i Region Hovedstaden 1813, at der ikke henvises patienter til hospitalet fra kl. 18.00 20. maj til kl. 11.00 21. maj, eneste undtagelse er kørsel 1. Der er derudover indkaldt ekstra personale 20. og 21. maj, bl.a. superbrugere fra Rigshospitalet og amerikanske Epic-eksperter, og der vil være fuld it-support 24/7. 

»Vi er godt klar over, at support og flere hænder ikke i sig selv fjerner den ekstra belastning, vi vil opleve. Men det skaber tryghed og ro, at der konstant står nogen klar til at løse de problemer, der måtte opstå,« siger Anne Gram.  

I de elektive ambulatorier planlægges med en reduktion på 50 pct. i patientoptag de første to uger efter ‘go live’ og 25 pct. i den tredje uge. Superbrugerne er fuldt dedikerede til support de første to uger, mens omkring halvdelen af deres arbejdstid vil blive taget fra det kliniske arbejde de følgende to uger.

Fra uge fire kalkuleres med fuldt patientoptag på alle afdelinger igen. 

»Erfaringerne fra andre steder i verden siger, at det tager tre til fire måneder at ‘blive sig selv igen’ efter så stor en omvæltning. Vi følger situationen tæt og evaluerer løbende, hvor langt vi er kommet. Hvis vi stadig ikke har kapacitet nok i eget hus efter en måned med Sundhedsplatformen, så skal vi træffe beslutning om, hvordan vi skal håndtere situationen,« siger Anne Gram.

På anæstesiafdelingerne vil patientoptaget på de to hospitaler være reduceret med ca. en tredjedel i ugerne efter ‘go live’. Kapaciteten vil tages op til revision løbende. 

Mindre akutte patienter får således længere ventetid på operationer, f.eks. kan en patient, der skal have skiftet sin hofte, blive bedt om at vente en uge eller 14 dage mere på indgrebet.

Kulturelle forskelle på spil
Epic vandt tilbage i november 2013 udbuddet foran leverandøren Cerner Ireland, der på verdensplan leverer it-systemer til ca. 2.100 sygehuse, og IBM Danmark, der sammen med virksomheden Systematic havde meldt sig ind i kapløbet med Columna-platformen MidtEPJ, der er taget i brug på alle sygehuse i Region Midtjylland.

At valget faldt på Epic, skyldtes ifølge oplysninger fra de to regioner, dels at Epics software på daværende tidspunkt var i brug på langt over halvdelen af alle de amerikanske sygehuse, der havde opnået højeste karakter på HIMSS’ skala over digitalisering i sundhedssektoren. Og dels, at Epic aflagde løfte om, at de kunne konvertere deres software til danske forhold. 

Det indebærer bl.a. at få FMK og Landspatientregisteret til at tale sammen med systemet.

Lars Kayser, der er lektor ved Institut for Folkesundhedsvidenskab, Københavns Universitet, har forsket i brugernes forudsætninger for at tage ny teknologi i brug.

Han pointerer, at et system som Epic, der i sin grundstruktur baserer sig på amerikansk tænkning, med al sandsynlighed ikke vil sidde ‘lige i øjet’, når det implementeres.

Selv i USA har det krævet tid og ressourcer at overflytte systemet fra én stat til en anden grundet lokale og kulturelle forskelle, og herhjemme tilfører sproget en ekstra dimension til kataloget af udfordringer. 

»Der er taget forbehold for den udfordring, det er at implementere et stort, udenlandsk it-system på danske hospitaler. Der er f.eks. frikøbt speciallæger og sygeplejersker til at definere, hvilke kulturelle tilpasninger og kravspecifikationer der er behov for i forhold til de dele af systemet, der omhandler deres specialer og deres patienter. Det har været et fokusområde det sidste års tid,« siger Lars Kayser og tilføjer:

»Det er en kæmpe ledelsesmæssig udfordring at overbevise personalet om, at det er klogt at implementere et system, som kommer til at vende op og ned på deres hverdag. Lige i det her tilfælde har ledelsen dog sandsynligvis været hjulpet godt på vej, da der har været et bredt ønske om at erstatte de eksisterende systemer med noget, der kunne skabe en bedre sammenhæng på tværs.«

Ifølge lektoren rummer Sundhedsplatformen mange flere potentialer, end personalet i første omgang får lov til at tage i brug. Fremadrettet er det bl.a. målet, at patienterne skal kunne kommunikere med hospitalspersonalet fra deres stue via en iPad og hjemmefra selv uploade data om f.eks. blodtryk, ilt- og blodsukkermålinger. Det giver personalet en mulighed for at være i løbende dialog med patienterne og dermed prioritere deres arbejdsgange på en mere effektiv måde, forklarer Lars Kayser.

Personligt håber han, at Sundhedsplatformen vil være et skridt i retning at få etableret en mere ensartet digitalisering af sundhedsydelserne på tværs af de forskellige sektorer samt åbne for et tættere samarbejde mellem regionerne og de forskningsafdelinger, der forsker i it-løsninger og digitalisering.

De eksisterende systemer bliver ikke nedlagt fra den ene dag til den anden, men efter 21. maj lukkes for arbejdsadgang på Herlev og Gentofte Hospital. Herefter er det kun muligt at læse i systemerne. 

Systemerne vil løbende lukkes ned, når Sundhedsplatformen ved udgangen af 2017 er implementeret på alle østdanske hospitaler.